Deadlines sind doch eigentlich da, um etwas rechtzeig fertig zu haben, richtig? Meistens arbeitet man dann mit der fertigen Sache an anderer Stelle weiter oder man muss es abgeben oder ähnliches. Soviel zur Theorie. Praktisch sieht das aber erfahrungsgemäß anders aus. Leider.

Es ist mal wieder Freitag, wie jede Woche. Nach vier Tagen Schnitt, Interviewdreh und Bürozeug, freue ich mich auf das Wochenende! Zeit ein bisschen was zu schreiben.

Alle zwei Monate drehe und schneide ich eine TV Magazinsendung. Sprich, man hat eine Moderation, die von Beitrag zu Beitrag überleitet. Insgesamt sind es 4-5 Beiträge die von freien Videojournalisten (VJs) angeliefert werden. Plan dabei ist es, dass die Beiträge montags vorliegen, sodass ich im Laufe der Woche die Sendung zusammenbauen und ausspielen kann. Das letzte Mal habe ich donnerstags geschnitten, also 3 Tage nach der Abgabe Deadline für die VJs. Ich setzte mich an den iMac, öffnete den Server und suchte mir die Beiträge zusammen, die laut Sendungsplan in die Sendung gepackt werden sollen. 5 sollten es sein, 1 habe ich in finaler Fassung gefunden und 1 Beitrag, ein Interview, hatten wir selbst erst mit der Moderatorin dienstags gedreht. Bleiben also 3 fehlende Beiträge, 3 Tage nach Deadline zu Beginn des Sendungsschnitts. Machen wir die Geschichte kurz. 1 Beitrag wurde rausgeschmissen, weil er nicht sendefähig war, ein Beitrag kam am Donnerstagvormittag und der letzte Beitrag kam am Donnerstag nach Feierabend. Erst am nächsten Tag konnte ich also richtig durchstarten mit dem Sendungsschnitt.

In den Tage nach dem Schnitt, haben Johannes und ich eine neue Folge von unserem Podcast Setfunk5 aufgenommen und über den Punkt der Kundengewinnung/-erhaltung von Selbstständigen gesprochen, wobei wir auf die Frage, wie man mit Kunden umgeht, kamen. Diese Frage ließ mich nicht los und führte mich zu dem Punkt Deadlines. Wenn ich Dienstleister bin und ich erhalte von meinem Kunden eine Deadline, dann gibt es die ja meistens nicht ohne Grund! Was bedeutet diese Deadline für mich? Welchen Stellenwert hat sie und was sagt der Umgang mit Deadlines über eine Person aus? Mir kamen dazu folgende Gedanken, welche in unsortierte Reihenfolge aufgeführt sind.

 

  1. Zuverlässigkeit

Egal was ich tue, egal in welche Beziehung ich mit meinem Gegenüberstehen, wenn ich eine Aufgabe bekomme oder nach etwas gefragt werde und ich stimme zu es zu erledigen, dann sollte ich das auch machen. Vorallem wenn ich dafür Geld bekomme! Warum? Ganz einfach! Tue ich es nicht oder zu spät, wird die Beziehung auf Dauer negativ beeinflusst. Das Vertrauen wird weniger, es ist immer so eine ungute Stimmung in der Luft und im schlechtesten Fall fühlt man sich einfach unwohl, wenn man den anderen um etwas bittet. Wird er es diesmal wirklich machen? Das ist in der Familie so, in der Freundschaft, in der Uni zwischen Kommilitonen und auch im Berufsalltag. Ein Projekt an dem ich beteiligt bin, hat in der Regel eine Deadline. Wenn ich diese immer wieder unzuverlässig versemmel, dann bin ich vermutlich bald nicht mehr an so vielen Projekten beteiligt. Irgendwann ist eben Schicht im Schacht.

  1. Wertschätzung des Kunden und Projektes

Wie steht es denn mit der Wertschätzung meines Gegenübers oder seiner Sache? Projekte kann man in der Regel immer auf zwei verschiedene Arten angehen. Entweder ich brenne dafür oder bin zumindest davon begeistert, oder ich mache es nur wegen dem Geld. Im letzteren Fall haben wir eine suboptimale Ausgangsposition. Mit dem Kopf ist man mehr bei der Rechnung, die man am Ende stellen kann oder beim Feierabend, wenn das Projekt endlich fertig ist. Die Sache ansich ist halt auch da, aber weckt nicht sonderlich viel Begeisterung. Stellt euch vor nun kommt noch etwas dazu, was euch auf die Palme bringt. Der Kollege, der komische Witze macht wird plötzlich euer Teamkollege im Projekt oder euer Computer zickt rum. Vermutlich wird es dann nicht der dumme Computer sein oder der nervige Kollege, sondern schnell wird alles auf des Projekt geschoben und die Motivation sinkt im Sturzflug. Keine gute Ausgangsposition, um eine Deadline einzuhalten. Wenn euch nun egal ist was mit dem Projekt passiert und der Kunde das merkt, wird er vermutlich nicht begeistert sein. Dann fühlt er sich und sein Projekt nicht wertgeschätzt. In diesem Moment zeigt sich wer professionell arbeiten kann und wer nicht. Mit Sicherheit bin ich nicht perfekt, doch ich versuche es den Kunden nie spüren zu lassen, dass ich keine Freude an seinem Projekt habe. Ich versuche ggf. Verbesserungsvorschläge zu machen, oder aufzuzeigen worin gerade das Problem liegt. Trotzdem werde und muss ich mein Bestes tun, um das Projekt Fristgerecht abzuschließen, selbst wenn ich nicht die Ursache der Verzögerung bin und wenn doch, dann erst recht!

  1. Zeitmanagement

Das Zeitmanagement ist ein sehr individueller und gleichzeitig sehr entscheidender Punkt. Gehen wir davon aus, dass ihr echt begeistert seid von einem Projekt und mit Herzblut daran arbeitet und trotzdem merkt ihr, dass ihr es bis zur Deadline nicht schaffen werdet. Woran liegt das? Hat der Kunde selbst vergessen mir rechtzeitig eine Information oder Feedback zu geben? Das kann vorkommen. In diesem Fall weise ich den Kunden freundlich darauf hin, dass durch diese Verzögerung das gesamte Projekt leicht verzögert wurde. Trotzdem werde ich mein Bestes tun, um die Deadline einzuhalten oder die Verzögerung so gering wie möglich zu halten. Ich sollte mich also nicht auf der Verzögerung durch den Kunden ausruhen. Hat eine Verzögerung aber rein persönliche Ursachen, dass ich meine Zeitressourcen nicht gebacken bekomme, dann läuft irgendwas ganz gehörig schief. Wenn ich ein Projekt annehme, muss ich mir im klaren sein wie viel Zeit das in etwa in Anspruch nimmt und ob das für mich bis zur Deadline möglich ist. Wenn nicht, mach ich das dem Kunden klar oder lehne das Projekt ab. Das tut zwar weh, doch ein verbrannter Kunde und nicht eingehaltene Deadlines bringen dir auch nicht mehr als einen unzufriedener Kunde und im schlimmsten Fall Vertragsstrafen. Man muss sich bewusst sein, wie viel Zeit man noch hat, wie viel Zeit man noch braucht und ob es sinn macht jeden Abend „just for fun“ unterwegs zu sein oder ob man nicht lieber mal was arbeiten sollte. Für eines haben nämlich die wenigsten Verständnis: Wenn du eine abgesprochene Deadline verpasst, weil du es für notwendiger gehalten hast Spaß zu haben! Das führt mich zum nächsten Punkt.

  1. Selbstreflektion

Selbstreflektion ist das A & O bei Projektarbeiten, insbesondere als Selbstständiger. Ich muss meine Fähigkeiten kennen, ich muss wissen welche Arbeit ich in welcher Zeit schaffen kann. Ich muss erkennen, wo ich Zeit verliere und vergeude, ich muss lernen einzusehen, dass ich nicht alles perfekt kann und für manches länger brauche. Ich muss reflektieren was beim letzten Projekt gut war und wo optimierungsbedarf herrscht. Ich muss lernen, dass man nicht alles für Geld tun sollte und damit meine ich so etwas wie unendliche Nachtschichten hinter dem Computer etc. Wer nicht schläft kann auf Dauer nicht arbeiten!

  1. Geschäftsfähigkeit

Wer Deadlines, durch wiederholtes Eigenverschulden, nicht einhalten kann, ist als Selbstständiger nicht geschäftsfähig! Hier empfehle ich einen Coach, oder eine Festanstellung ohne Zeitverantwortung.

 

Wie viel ist eine Deadline heute noch wert, wenn es das Erste ist was versucht wird zu verändern wenn es nicht klappt?

 

When you want to change the world, first change yourself!

 

Cheers, Simon